سیستم سازی کسب و کار چیست؟ آشنایی با اصول سیستم سازی کسب و کار
تا حالا فکر کرده‌اید اگر روزی بدون اینکه حضوری در محل کارتان باشید، کسب‌وکارتان همچنان با نظم، دقت و بدون نیاز به دخالت مستقیم شما پیش برود، چه تغییری در سبک زندگیتان ایجاد می‌شود؟ اینکه به‌جای حل روزانه بحران‌ها، وقتتان را صرف توسعه، استراتژی و رشد واقعی کنید. این دقیقا همان وعده‌ای است که سیستم سازی کسب‌وکار به صاحبان مشاغل می‌دهد. سیستمی که اگر اصولی طراحی شود، زمان و انرژی شما را آزاد می‌کند و باعث می‌شود عملکرد تیم، رضایت مشتریان و مسیر پیشرفت مجموعه‌تان به شکل چشم‌گیری بهبود پیدا کند. در این مقاله با اصول سیستم سازی کسب و کار آشنا می‌شوید و می‌بینید که چطور با یک طراحی هدفمند، می‌توانید پایه‌های یک کسب‌وکار خودگردان و مقیاس‌پذیر را بنا کنید. تا انتها همراه ما باشید.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
سیستم سازی به معنای طراحی و پیاده‌سازی فرآیندهایی مشخص در بخش‌های مختلف یک کسب‌وکار است؛ فرآیندهایی که هدف اصلی آن‌ها، ایجاد نظم، افزایش بهره‌وری و دستیابی به نتایجی قابل پیش‌بینی و پایدار است. در این مسیر، مستندسازی رویه‌های کاری، تعریف گردش‌کارها، تدوین سیاست‌ها و تعیین پروتکل‌ها، نقش کلیدی دارند. وقتی یک کسب‌وکار، چهارچوبی روشن برای فعالیت‌هایش تعریف می‌کند، عملکرد تیم را یکپارچه می‌کند، سرعت تصمیم‌گیری را بالا برده و منابع را به شکل موثرتری مدیریت می‌کند. در بخش‌هایی مثل فروش یا پشتیبانی، استفاده از ابزارهایی مانند سیستم ارسال پیامک به اتوماسیون ارتباطات کمک کرده و بخشی از این سیستم سازی را عملی می‌کند.
آموزش سیستم سازی کسب و کار و اصول مهم آن
تکیه بر شانس برای رسیدن به موفقیت شاید در کوتاه‌مدت جواب بدهد، اما قطعا راهکار بلندمدتی برای رشد و مقیاس‌پذیری نیست. اگر می‌خواهید کسب‌وکارتان به شکلی پایدار و قابل اتکا پیش برود، باید عمدا و با برنامه‌ریزی سراغ سیستم سازی بروید. این یعنی شناسایی بخش‌هایی که نیاز به نظم و چارچوب دارند و پیاده‌سازی فرآیندهایی که انجام کارها را قابل تکرار، قابل کنترل و قابل بهینه‌سازی می‌کنند. برای مثال بسیاری از کسب‌وکارها از طریق ابزارهایی مانند اس ام اس مارکتینگ، بخشی از فرایند بازاریابی خود را سیستماتیک کرده‌اند تا تعامل با مشتریان را بدون اتلاف منابع انجام دهند. در ادامه نگاهی می‌اندازیم به اینکه سیستم سازی دقیقا شامل چه مراحلی می‌شود و چطور می‌توانید آن را به‌صورت هدفمند در ساختار کسب‌وکار پیاده کنید.
۱. سیستم‌های موجودی را که جواب داده‌اند، شناسایی و تقویت کنید
اگر کسب‌وکارتان مدتی است راه افتاده، احتمال زیادی وجود دارد که برخی سیستم‌ها را (خواسته یا ناخواسته) در آن پیاده کرده باشید. این مرحله از سیستم سازی، به معنای بازسازی کامل نیست، بلکه هدف، استفاده حداکثری از فرآیندهایی است که همین حالا هم برایتان خوب کار می‌کنند. حتی اگر کل ساختار کسب‌وکار شما هنوز به نتایج دلخواه نرسیده، قطعا بخش‌هایی وجود دارند که عملکرد قابل قبولی دارند و باید روی تقویت آن‌ها تمرکز کنید.
به‌عنوان مثال، شرکت SUM Innovation پیش از ورود به فرآیند سیستم سازی، یک سیستم فروش قوی داشت که به‌خوبی مشتری جذب می‌کرد؛ اما چون سیستم پشتیبانی و خدمات پس از فروش کارآمدی نداشت، نمی‌توانست رضایت مشتریان را حفظ کند. راه‌حل آن‌ها این بود که به‌جای دست‌زدن به سیستم فروش، سیستم‌های پشتیبانی را توسعه دهند تا فرآیند فروش تا پایان مسیر مشتری به‌درستی مدیریت شود.
در این مرحله، ابتدا فهرستی از سیستم‌هایی که هم‌اکنون در کسب‌وکارتان استفاده می‌کنید، تهیه کنید. سپس برای هر مورد از خود بپرسید: این سیستم چرا وجود دارد؟ چه مشکلی را حل می‌کند؟ اگر پاسخی برای این پرسش‌ها نداشتید، احتمالا آن سیستم لازم نیست. این تحلیل کمک می‌کند نقاط قوت را حفظ کرده و از آن‌ها به‌عنوان پایه‌ای برای ساختن سایر بخش‌های کسب‌وکار استفاده کنید. حتی ابزارهایی ساده و مقرون‌به‌صرفه مثل سامانه‌های پیامکی می‌توانند به‌عنوان بخشی از سیستم‌های موجود به کار گرفته شوند و کارایی بیشتری ایجاد کنند. برای استعلام قیمت پنل پیامکی کلیک کنید.
۲. وظایف تکراری را شناسایی و بهترین روش اجرا را انتخاب کنید
در هر کسب‌وکار، وظایفی وجود دارد که هر روز، بی‌وقفه در حال تکرارند. گاهی این وظایف آن‌قدر جزئی و در ظاهر ساده‌اند که حتی مدیران از وجودشان بی‌خبرند. اما همین فعالیت‌های کوچک هستند که مثل چسب، اجزای مختلف سازمان را به‌هم متصل نگه می‌دارند. اگر این بخش‌های به ظاهر جزئی نادیده گرفته شوند، در طول زمان باعث ایجاد ناهماهنگی و کاهش بهره‌وری می‌شوند.
برای شناسایی این وظایف، از اعضای تیم بخواهید فعالیت‌های فردی و گروهیشان را به‌مدت یک هفته ثبت کنند. در پایان این بازه، شما یک تصویر واضح از کارهایی که واقعا انجام می‌شوند (چه رسمی، چه غیررسمی) خواهید داشت. با بررسی این گزارش‌ها می‌توانید کارهای تکراری، بی‌فایده یا قابل حذف را شناسایی کنید. مثلا ممکن است متوجه شوید چند نفر هم‌زمان کاری را انجام می‌دهند که یک نفر هم می‌توانست مدیریتش کند.
پس از حذف کارهای زائد، وقت آن است که وظایف مشابه را گروه‌بندی کرده و مسئول مشخصی برای هر مجموعه تعیین کنید. این کار از اتلاف منابع جلوگیری کرده و به انسجام فعالیت‌ها هم کمک می‌کند. این مرحله دقیقا همان کاری است که در مشاغلی مثل حسابداری باید انجام شود؛ جایی که نظم، پیوستگی و تعریف دقیق مسئولیت‌ها حیاتی است. اگر نگاهی به نمونه‌های متن تبلیغ حسابداری بیندازید، خواهید دید که همین ساختاردهی دقیق چقدر در جلب اعتماد مشتریان نقش دارد.
۳. ترتیب درست انجام وظایف را در سیستم کسب و کار تعریف کنید
ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما در بسیاری از سازمان‌ها، کارکنان وظایف را بدون در نظر گرفتن ترتیب منطقی انجام می‌دهند. این بی‌نظمی، بدون اینکه فورا قابل تشخیص باشد، در طول زمان باعث کاهش کیفیت خروجی، اتلاف وقت و حتی نارضایتی مشتریان می‌شود. نبود یک توالی مشخص بین وظایف مختلف، مثل ساختن ساختمان روی پایه‌های ناپایدار است.
برای حل این مشکل، باید ابتدا مشخص کنید کدام وظایف اصلی و پایه‌ای هستند و باید پیش از وظایف فرعی انجام شوند. هر فعالیت، حتی جزئی‌ترین آن‌ها، در نتیجه نهایی موثر است. به‌عنوان مثال، اگر ورود اطلاعات به‌درستی انجام نشود، تحلیلی که بعد از آن صورت می‌گیرد نیز دقیق نخواهد بود. بنابراین اطمینان از اجرای کامل و دقیق وظایف اولیه، پیش‌نیاز موفقیت مراحل بعدی است.
یکی از حوزه‌هایی که این نظم اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند، مدیریت ارتباط با مشتریان است. اگر در مراحل جمع‌آوری و ثبت اطلاعات مشتری خطایی رخ دهد، تمام فرآیندهای بعدی، از پیگیری تا تحلیل رفتار مشتری، مختل می‌شود. آشنایی با اینکه CRM چیست کمک می‌کند تا درک بهتری از اهمیت ترتیب صحیح در فرآیندها، به‌ویژه در تعاملات با مشتریان، داشته باشید.
۴. فرآیندها را برای اجرای بدون وابستگی به‌صورت گام‌به‌گام مستندسازی کنید
حالا که سیستم‌ها را شناسایی کرده‌اید، وظایف تکراری را حذف و ترتیب درستی برای اجرای آن‌ها تعریف کرده‌اید، وقت آن رسیده که همه چیز را مکتوب کنید. مستندسازی فرآیندها یعنی تبدیل آنچه در ذهن شماست به راهنمای عملی برای دیگران؛ راهنمایی که حتی در نبود شما، اعضای تیم بدانند چه کاری، چگونه و در چه زمانی باید انجام شود.
هدف از این مرحله این نیست که فقط دستور بدهید، بلکه باید «نشان دهید» چطور انجام شود. بهترین فرمت برای این کار، نوشتن به سبک «چگونه انجام دهیم» است. دستورالعمل‌هایی که با زبان عملی، روشن و بدون ابهام نوشته شده باشند و اجرای آن‌ها نیاز به نظارت دائم نداشته باشد. استفاده از نمودارها، فلوچارت‌ها و ویدیوهای آموزشی درک دستورالعمل‌ها را ساده‌تر می‌کند و ماندگاری آن‌ها در ذهن کارکنان را افزایش می‌دهد.
تجربه کسب‌وکارهایی مثل EasyPro Property نشان می‌دهد که نقطه عطف موفقیت، دقیقا همین مرحله است: زمانی که کارمندان بتوانند مستقل از مدیر، با تکیه بر مستندات دقیق، وظایفشان را انجام دهند. برای ایجاد چنین ساختاری، زیرساخت‌های ارتباطی نیز نقش مهمی دارند. مثلا استفاده از خط تلفن ابری بین واحدها و تیم‌ها، باعث می‌شود هماهنگی سریع‌تر، پیگیری‌ها دقیق‌تر و اجرای دستورالعمل‌ها ساده‌تر شود.
۵. سیستم‌ها را به‌صورت عملی ارزیابی و آزمایش کنید
طراحی سیستم بدون آزمون عملی، مثل نوشتن نسخه‌ای است که هیچ‌وقت مصرف نمی‌شود. حالا که همه‌چیز را مستند کرده‌اید، وقت آن رسیده که سیستم‌ها را در میدان واقعی امتحان کنید. کارمندان خود را مسئول اجرای دستورالعمل‌ها کنید و در چند نوبت، عملکرد آن‌ها را زیر نظر بگیرید. اگر خروجی هر بار یکسان نبود یا نتایج دچار نوسان شدند، نشانه این است که هنوز اجرای مراحل به‌درستی درک نشده یا بخشی از فرآیند نیاز به بازنگری دارد.
در طول این مرحله، سعی کنید دقیقا تشخیص دهید مشکل از کجاست: آیا دستورالعمل‌ها مبهم بوده‌اند؟ آیا مرحله‌ای به‌درستی انتقال داده نشده؟ یا شاید خود سیستم نیاز به ساده‌سازی دارد؟ با همراهی تیم، فرآیند را مرور کنید و هر جا نیاز است، توضیحات تکمیلی یا آموزش‌های بیشتری ارائه دهید. هدف این است که سیستم شما به مرحله‌ای برسد که بدون وابستگی به شخص، بتواند نتایج یکسان، قابل پیش‌بینی و باکیفیت تولید کند.
در مشاغلی مانند داروخانه‌ها، این نوع تست و بازبینی فرآیندها حیاتی است. کوچک‌ترین خطا در اجرای سیستم می‌تواند به نارضایتی یا حتی خطر برای مشتریان منجر شود. اگر نگاهی به یک متن تبلیغ داروخانه بیندازید، متوجه می‌شوید که تاکید آن‌ها اغلب بر «دقت» و «اطمینان» است؛ ویژگی‌هایی که فقط با آزمون مکرر سیستم‌ها به دست می‌آیند.
سیستم سازی هوشمند با کمک ابزارهای پیامکی و ارتباطی استار اس ام اس
سیستم سازی کسب و کار، فرآیندی زمان‌بر اما کاملا ضروری برای هر سازمانی است که به دنبال رشد پایدار، افزایش بهره‌وری و کاهش وابستگی به افراد است. همان‌طور که دیدید، این مسیر با شناخت سیستم‌های موجود آغاز می‌شود، از طریق مستندسازی، حذف وظایف تکراری و تست دقیق ادامه پیدا می‌کند و در نهایت به یک ساختار حرفه‌ای ختم می‌شود که می‌تواند در نبود مدیر هم به‌درستی عمل کند.
رسیدن به سطح بالای نظم و اتوماسیون بدون ابزار مناسب ممکن نیست. استفاده از سامانه‌های پیامکی، خطوط تلفن ابری، CRM و دیگر ابزارهای ارتباطی، فرآیندهای داخلی و خارجی کسب‌وکار را تسهیل می‌کند. استار اس ام اس با ارائه خدمات حرفه‌ای در حوزه پیامک انبوه، پنل‌های کاربرپسند و راهکارهای ارتباطی ابری، بازوی قدرتمندی برای سیستم سازی در کسب‌وکار شماست. اگر به‌دنبال ساختن سیستمی هستید که قابل اطمینان، هوشمند و بدون اتلاف منابع کار کند، پیشنهاد می‌کنیم همین امروز از خدمات استار اس ام اس استفاده کنید و یک قدم عملی در مسیر حرفه‌ای شدن بردارید.